Tư vấn quy trình quản lý hồ sơ quyết toán từ ngày đầu dự án

Vấn đề thường gặp

• Hồ sơ phần ngầm và phần khuất bị che lấp, sau này không kiểm chứng lại được bằng cách nào khác.
• Nhà thầu giai đoạn đầu giải thể hoặc đổi chủ, không còn ai xác nhận khối lượng.
• Hồ sơ nằm rải ở nhiều bộ phận, không có mã chung, không biết thiếu cái gì cho tới lúc lập báo cáo quyết toán.
• Bản vẽ hoàn công và biên bản nghiệm thu không khớp nhau, phát hiện quá muộn để sửa.

Căn cứ pháp lý

Mọi điều khoản dưới đây đều đã đối chiếu với bản gốc trong kho văn bản của chúng tôi. Quý vị mở lại được ở mục Tra cứu văn bản.

Chúng tôi làm gì

1. Dựng danh mục hồ sơ đíchĐi ngược từ yêu cầu của báo cáo quyết toán về từng giai đoạn: giai đoạn nào phải sinh ra hồ sơ gì.
2. Đặt hệ mã hồ sơ dùng chungMột mã duy nhất theo dự án thành phần, gói thầu, hạng mục — để mọi bộ phận gọi cùng một tên.
3. Quy định mốc thu hồ sơ bắt buộcGắn với mốc nghiệm thu và mốc thanh toán, không để hồ sơ đi sau tiền. Đặc biệt với phần ngầm và phần sẽ bị che lấp.
4. Thiết kế cách lưu và sao lưuBản giấy và bản điện tử, nơi lưu, ai giữ, sao lưu ở đâu, giữ trong bao lâu.
5. Đặt lịch tự kiểm định kỳMỗi quý rà một lần xem thiếu gì, thiếu thì đòi ngay khi còn đòi được.